Invoering Portabase: wat kunt u verwachten

Omdat wij als gastouderbureau willen blijven ontwikkelen en zo efficiënt mogelijk willen werken, zullen wij in juni overstappen op Portabase, een nieuw administratiesysteem speciaal ontwikkeld voor de gastouderbranche. Voor ons betekent deze digitalisering een upgrade in onze (administratieve) dienstverlening, waardoor we ons nog meer kunnen richten op een goede inhoudelijke begeleiding van onze gast- en vraagouders.

Maar vooral voor onze klanten zal Portabase ook positieve veranderingen te weeg brengen:

Een nieuw online overzichtelijk klantenportaal voor gast- en vraagouder, waar iedereen een heel gebruiksvriendelijke wijze een urenregistratie bij kan houden.
Een handige app zodat uw opvanggegevens, digitale documenten voor de GGD en urenregistratie ook heel eenvoudig via telefoon of tablet te raadplegen zijn. Dit betekent dat in de toekomst die goed gevulde GGD-map bij de gastouder langzaamaan zal kunnen verdwijnen.
De invoering van het digitaal ondertekenen, zorgt voor minder papierwerk, snellere afhandeling.
De consulente zal de jaarlijkse risico-inventarisatie voortaan digitaal uitvoeren. Ook deze zal dan direct na het huisbezoek zichtbaar zijn in uw online klantenportaal.

Portabase: nieuwe maandschema facturering & betaling

Je bent al meer dan 10 jaar gewend op bepaalde momenten in de maand een factuur of doorstorting/betaling van Roodkapje te ontvangen. Met de invoering van Portabase zal dit gaan veranderen.

M.i.v. (opvangdatum) 1 juli 2019 gaan we via Portbase werken. In de praktijk betekent dit dat, voor de contracten op basis van vaste uren, de eerste incasso’s, facturen en betalingen al vanaf 20 juni volgens het vernieuwde schema zullen gaan lopen.

Voor contracten op vaste uren geldt:

Facturering aan de vraagouder altijd op de 20e van de maand (of de eerstvolgende werkdag).
Indien van toepassing: incasso bij de vraagouder op de dag na de facturering.
Doorstorting/betaling aan de gastouder: binnen 5 kalenderdagen na ontvangst betaling vraagouder. Normaliter zal dit de 2e werkdag zijn na ontvangst betaling vraagouder.

Voor contracten op basis van urenregistratie:

Facturering binnen 2 werkdagen na goedkeuring door vraagouder.
Indien van toepassing: incasso bij de vraagouder op de dag na facturering.
Doorstorting/betaling aan gastouder binnen 5 kalenderdagen na ontvangst betaling vraagouder. Normaliter zal dit de 2e werkdag zijn na ontvangst betaling vraagouder.

Op het hoofdkantoor zijn we momenteel druk met de voorbereidingen voor een soepele implementatie, zodat u, als klant, daar zo min mogelijk last van zult ondervinden.

Voor meer informatie, hulp of veelgestelde vragen verwijzen wij naar de speciale ‘Portabase-pagina’ op onze website. Deze zal regelmatig worden voorzien van aanvullende informatie om u zoveel mogelijk te ondersteunen bij deze overstap.

Vanzelfsprekend kunt u ook contact opnemen met het hoofdkantoor via info@gastouderbureauroodkapje.nl of 0497-381345.