PORTABASE

ROODKAPJE INVESTEERT IN VERNIEUWING

Omdat wij als gastouderbureau willen blijven ontwikkelen en zo efficiënt mogelijk willen werken, zijn wij in juni 2019 overgestapt op Portabase, een nieuw administratiesysteem speciaal ontwikkeld voor de gastouderbranche. Voor ons betekent deze digitalisering een upgrade in onze (administratieve) dienstverlening, waardoor we ons nog meer kunnen richten op een goede inhoudelijke begeleiding van onze gast- en vraagouders.

 

Maar vooral voor onze klanten zal Portabase ook positieve veranderingen teweeg brengen:

  1. Een nieuw online overzichtelijk klantenportaal voor gast- en vraagouder, waar iedereen een heel gebruiksvriendelijke wijze een urenregistratie bij kan houden.

  2. Een handige snelkoppeling zodat uw opvanggegevens, digitale documenten voor de GGD en urenregistratie ook heel eenvoudig via telefoon of tablet te raadplegen zijn. Dit betekent dat in de toekomst die goed gevulde GGD-map bij de gastouder langzaamaan zal kunnen verdwijnen.

  3. De invoering van het digitaal ondertekenen, zorgt voor minder papierwerk, snellere afhandeling.

  4. De consulente zal de jaarlijkse risico-inventarisatie voortaan digitaal uitvoeren. Ook deze zal dan direct na het huisbezoek zichtbaar zijn in uw online klantenportaal.

  5. Een overzichtelijker & eenvoudiger schema m.b.t. de maandelijkse incasso's, facturering en betalingen
     

Wijziging maandelijkse incasso, facturering en betaling.

Je bent gewend op bepaalde momenten in de maand een factuur of doorstorting/betaling van Roodkapje te ontvangen. Met de invoering van Portabase zal dit gaan veranderen. 

Dit betekent dat, voor de contracten op basis van vaste uren, de eerste incasso's, facturen en betalingen al vanaf 20 juni 2019 volgens het vernieuwde schema zullen gaan lopen.

 

Voor contracten op vaste uren geldt:

  • Facturering aan de vraagouder altijd op de 20e van de maand (of de eerstvolgende werkdag).

  • Indien van toepassing: incasso bij de vraagouder op de dag na de facturering.

  • Doorstorting/betaling aan de gastouder: binnen 5 kalenderdagen na ontvangst betaling vraagouder. Normaliter zal dit de 2e werkdag zijn na ontvangst betaling vraagouder.

 

Voor contracten op basis van urenregistratie:

  • Facturering binnen 2 werkdagen na goedkeuring door vraagouder.

  • Indien de vraagouder niet binnen een termijn van 7 dagen reageert, zal de registratie automatische goedgekeurd en gefactureerd worden.

  • Indien van toepassing: incasso bij de vraagouder op de dag na facturering.

  • Doorstorting/betaling aan gastouder binnen 5 kalenderdagen na ontvangst betaling vraagouder. Normaliter zal dit de 2e werkdag zijn na ontvangst betaling vraagouder.

Veelgestelde vragen

Gastouder


Vraagouder


Portabase

Ik heb jullie e-mail ontvangen met informatie over Portabase, verandert er iets voor mij?


Vraagouder/Gastouder met urenregistratie contract: er verandert niet erg veel, alleen de portal verandert. De werkwijze blijft hetzelfde als voorheen

1) de gastouder vult de uren online in,
2) de vraagouder krijgt het verzoek deze online goed te keuren,
3) daarna ontvangt vraagouder de factuur voor de uren van die maand.

Los van de urenregistratie zal wel een echte verandering zijn dat alles voortaan zoveel mogelijk digitaal zal gaan.

Vraagouder/Gastouder met een ‘vaste uren per maand’- contract: hierbij wordt iedere gastouder geacht de uren online te registreren. Dit hoeft dus niet meer op papier geregistreerd te worden zoals nu gebeurt; deze nieuwe digitale urenregistratie vervangt dat.




Ik kan niet inloggen op de Portal


Controleer of de e-mail die wij hebben verzonden in uw spamfilter is beland. Voor de zekerheid raden wij u aan om het mailadres meteen toe te voegen aan uw lijst met veilige afzenders: systeem@portabase.nl met als afzender naam: Gastouderbureau Roodkapje.

Het mailtje dat u ontvangt heeft een link waar u op kunt klikken, u wordt dan vanzelf naar de portal geleid. In het mailtje (halverwege de tekst) staat uw gebruikersnaam vermeld.




Ik ben vraagouder/gastouder en wij hebben een overeenkomst met vaste uren. Moet de gastouder voortaan een urenregistratie per maand invullen?


Ja, van iedere gastouder wordt verwacht dat er online een urenregistratie wordt bijgehouden. Bij contracten met vaste uren hebben we als standaard instelling staan dat de uren goedgekeurd worden dor de vraagouder. Indien u wenst, kan daarbij worden ingesteld dat de vraagouder de uren NIET hoeft goed te keuren. Neemt u in dat geval contact op met uw bemiddelingsmedewerker, zodat zij dit voor u kan wijzigen in het systeem.




Ik ben gastouder en ik geef mijn uren nu nog door in Excel omdat ik een vast uurtarief voor alle kindjes samen voor thuisopvang heb. Wat verandert er voor mij?


U geeft uw uren gewoon door via de portal, net als alle andere gastouders. Niet meer in Excel via e-mail. Ons nieuwe systeem kan dit totaal uurtarief voor de opvang van alle kinderen van een vraagouder samen gewoon op de juiste wijze verwerken.




Ik heb een contract met vaste uren, vanaf wanneer wordt dit nieuwe systeem voor mijn uren gebruikt?


Op 20 juni 2019 ontvangt u voor het eerst een factuur uit ons nieuwe systeem. Dit is de factuur voor de maand juli 2019. Deze factuur zal er iets anders uitzien dan de facturen die u tot nu toe van ons gewend bent.




Ik heb een contract waarbij maandelijks achteraf wordt gefactureerd op basis van de urenregistratie. Wanneer gaan de wijzigingen voor mij gelden?


De eerste urenregistratie die in het nieuwe systeem Portabase zal worden verwerkt is de urenregistratie van juli 2019. In het algemeen geldt dat de vraagouder in de eerste week van augustus de urenregistratie van juli 2019 goed zal keuren. Vrijwel direct daarna zal de factuur voor juli 2019 worden aangemaakt en naar vraagouder worden gestuurd.




Gaat er iets veranderen in de facturering vanuit het nieuwe systeem Portabase?


De facturen zullen een iets ander uiterlijk krijgen, inhoudelijk verandert er niets in de facturering.

Wat wel verandert, is de maandelijkse tijdlijn voor facturering van VASTE UREN en wel als volgt:

  • Op de 20e van de maand of eerstvolgende werkdag ontvangt vraagouder de factuur voor de volgende maand;
  • Op de dag na facturering vindt de automatische incasso plaats (indien een incassomachtiging is afgegeven);
  • Binnen 5 werkdagen na ontvangst betaling door vraagouder vindt de doorstorting aan gastouder plaats. In de praktijk zal dit meestal na 2 werkdagen zijn.




Ik ben gastouder, hoe moet ik de uren online invullen?


Om een nieuwe urenregistratie te maken gaat u naar 'mijn uren'. U komt dan in onderstaand menu. Hier kunt u een nieuwe urenregistratie beginnen. U logt in op het portal van Portabase: https://roodkapje.opvanguren.nl/login

Dan ziet u het onderstaande menu. De handleidingen die hier worden wergegeven kunnen u helpen bij uw vragen.

Om een nieuwe urenregistratie te maken gaat u naar 'mijn uren'. U komt dan in onderstaand menu en kunt hier een nieuwe urenregistratie starten. Heeft u (bijna) iedere week dezelfde opvangtijden voor een kind? Dan kunt u een sjabloon aanmaken. Kies 'nieuwe urenregistratie' en kies het juiste contract/kind.

In het volgende scherm kunt u de uren per dag toevoegen. Heeft u twee losse dagdelen op 1 dag gewerkt (u heeft tussendoor een pauze van 2 uur gehad bijvoorbeeld), dan kunt u met het PLUSTEKEN aan rechterzijde bij de betreffende dag een tweede tijd invullen waarop u voor het kind heeft gezorgd.

Heeft u vaste oppasuren per week, dan kunt u links onder in het scherm ook voor ‘sjabloon’ kiezen en het betreffende sjabloon toepassen – de uren worden dan automatisch voor die maand conform dit sjabloon ingevuld. U kunt dit vervolgens nog handmatig wijzigen in de urenregistratie, indien gewenst.

U kunt ook de uren van een ander kind kopiëren, dit doet u door links onder in het scherm te kiezen voor ‘Uren kopiëren’ te kiezen. De urenregistratie wordt dan gevuld met de uren conform de urenregistratie van het geselecteerde kind. U kunt deze uren daarna nog handmatig wijzigen, indien gewenst.

Helemaal onderin het scherm kiest u voor ‘opslaan’.

U keert terug naar het hoofdscherm van de urenregistratie. Hier moet u niet vergeten om de uren ook te verzenden; dit doet u door op het ‘vliegtuigje’ te klikken in onderstaand scherm.

Indien uw vraagouder uw uren moet goedkeuren, verschijnt er een melding dat er een e-mail naar uw vraagouder is gestuurd.




Ik verzorg alleen noodopvang, moet ik toch een urenregistratie invullen als ik geen opvang heb gedaan in die maand?


Ja, ook als u alleen voor noodopvang beschikbaar bent voor een contract, moet u iedere maand uren invullen. Als u een maand niet heeft opgepast, vult u nul uren in op de urenregistratie per kindje.

Het nieuwe systeem Portabase verstuurt volledig automatisch herinneringen voor niet tijdig ingevulde urenregistraties. Indien de nul-urenregistratie niet ingevuld is, betekent dit dat er een herinnering wordt gestuurd.




Ik ben gastouder en heb mijn uren altijd via Excel doorgegeven.


Dit komt te vervallen. U kunt uw uren gewoon via de nieuwe internetportal doorgeven.




De factuur of betaling die ik heb ontvangen klopt niet.


Wij hebben natuurlijk met zoveel mogelijk zorgvuldigheid alle gegevens gemigreerd naar het nieuwe systeem. Mocht daarbij toch iets niet goed zijn gegaan, dan vragen we u z.s.m. contact met ons op te nemen via 0497-381345 of info@gastouderbureauroodkapje.nl. Geeft u daarbij door wat uw vraagoudernummer is en om welk factuurnummer het gaat of uw gastoudernummer.




Ik heb geen mail ontvangen omdat deze in de spam terecht komt. Hoe kan ik Portabase instellen als veilige afzender?


Om er zeker van te zijn dat mail van Portabase niet in de spam terecht komt kunt u deze toevoegen aan het overzicht van veilige afzenders. Via het mail-symbool hiernaast vindt u een instructie hoe u dit bij diverse mailprogramma's kunt instellen.





Gastouderbureau Roodkapje is al sinds 2007 een vertrouwd gezicht in de gastouderopvang.

We hebben een netwerk van consulenten door het hele land. Hierdoor ben je verzekerd van een vaste contactpersoon en krijg je altijd snel en persoonlijk advies van een consulente in jouw regio. 

Meer weten over gewoon goede opvang voor jouw kinderen?

Of wellicht heb je interesse om zelf gastouder te worden? 

Schrijf je dan kosteloos en vrijblijvend bij ons in en er wordt zo spoedig mogelijk contact met je opgenomen 

Vanzelfsprekend kies je met Roodkapje voor betrouwbaarheid & professionaliteit. 

Raambrug 2

5531 AG Bladel

Contact

  • Facebook - White Circle
  • Instagram - White Circle
  • Pinterest - White Circle
branchorganisatie kinderopvang.jpg
platform gastouderopvang.png
Logo Lidmaatschap KNGO (M).png